1. Inledning
Kulturen värnar om din integritet och vill att du ska känna dig trygg när du besöker oss, deltar i vår verksamhet eller på annat sätt lämnar personuppgifter till oss. Den här texten förklarar på ett tydligt sätt hur vi arbetar med GDPR (General Data Protection Regulation), varför vi behandlar personuppgifter och vilka rättigheter du som individ har.
2. Varför finns GDPR?
GDPR är en EU-förordning som skyddar dina grundläggande rättigheter, särskilt rätten till skydd av personuppgifter. Förordningen ersatte den tidigare svenska Personuppgiftslagen (PuL) 2018 och innebär att organisationer inte kan “äga” uppgifter om dig – bara låna dem för tydligt angivna syften. Det betyder konkret att Kulturen alltid måste kunna visa:
- vilka uppgifter vi samlar in
- varför vi behöver dem
- hur vi fått dem
- hur vi skyddar dem
- hur länge vi sparar dem
Denna öppenhet och spårbarhet är en central del av GDPR.
3. Vilka personuppgifter kan Kulturen hantera?
Det kan till exempel vara:
- namn och kontaktuppgifter
- adress och e-postadress
- telefonnummer
- uppgifter kopplade till medlemskap, gåvor, bokningar eller nyhetsbrev
- bild- och videomaterial där du går att identifiera (se avsnitt 5 nedan)
Alla dessa uppgifter betraktas som personuppgifter och omfattas därför av GDPR.
4. Hur samlar vi in personuppgifter?
Vi samlar in uppgifter när du:
- blir medlem, köper ett presentkort eller ger en gåva
- prenumererar på nyhetsbrev
- kontaktar oss via formulär, e-post eller telefon
- deltar i event, guidningar, programverksamhet eller andra aktiviteter
- förekommer i foton eller filmer som tas i vår verksamhet
Alla uppgifter samlas in med tydlig information om syftet och aldrig utan rättslig grund.
5. Hur hanterar vi bilder och videoklipp?
Fotografier och videoklipp där en person kan identifieras räknas som personuppgifter. Kulturen följer följande principer:
När samtycke krävs
- vid fotografering av enskilda personer eller mindre grupper
- när barn fotograferas utan vårdnadshavares sällskap
- när materialet ska användas i marknadsföring, publikationer eller liknande
- vid kostsamma publikationer (t.ex. böcker) säkerställer vi alltid skriftligt samtycke
När samtycke inte krävs
Vid stora publika evenemang – till exempel invigningar, midsommarfirande eller nationaldagsfirande – är det ofta inte praktiskt möjligt att inhämta samtycke från varje person.
I dessa fall kan Kulturen använda bilder och filmer efter så kallad intresseavvägning, vilket betyder att vi väger verksamhetens dokumentationsbehov mot individens integritet och endast publicerar material som bedöms vara rimligt.
6. Om du vill att vi tar bort en bild eller uppgift
Du har rätt att kontakta oss om du vill att:
- bilder eller videoklipp där du förekommer tas bort
- uppgifter i en lista eller databas ska raderas
- information om dig ska ändras eller rättas
Kulturen tillmötesgår alltid sådana önskemål så långt det är möjligt. Om materialet redan finns i en tryckt och distribuerad publikation kan vi naturligtvis inte dra tillbaka den, men vi kan förhindra vidare spridning.
7. Samtycke – muntligt eller skriftligt
GDPR kräver aktivt samtycke. Det kan vara muntligt eller skriftligt beroende på situationen, men vid vissa typer av publicering använder Kulturen särskilda formulär (t.ex. vid publicering av barns bilder eller i omfattande publikationer). Formulären är framtagna för att visa att samtycke verkligen inhämtats.
8. Vem kan du kontakta om du har frågor?
Om du som extern person undrar hur Kulturen hanterar personuppgifter eller har frågor om GDPR kan du kontakta våra ansvariga funktioner
IT-relaterade frågor: Ivan Bakran – [email protected]
Personalfrågor: Marianne Tjebbes – [email protected]
Nyhetsbrev, webb, foto: Johan Romin – [email protected]
Medlemsfrågor: Carina Rundberg – [email protected]
Kulturens samlingar: Nina Davis – [email protected]
Vid mer övergripande frågor kan du även kontakta Kulturen via växeln.
9. Dina rättigheter
Som registrerad har du rätt att:
- få veta vilka uppgifter vi har om dig
- be att uppgifter rättas eller raderas
- invända mot behandlingen i vissa fall
- begränsa användningen av dina uppgifter
- när som helst ta tillbaka ditt samtycke
Du kan också begära ett registerutdrag en gång per år.
10. Sammanfattning
Kulturen arbetar aktivt för att följa GDPR och för att du som besökare, deltagare eller medlem ska känna dig trygg med hur dina uppgifter används. Vi lånar bara informationen av dig, använder den varsamt och berättar öppet hur och varför den behandlas.